Cách sử dụng máy photocopy cho người mới đơn giản nhất

Máy photocopy là thiết bị văn phòng được sử dụng khá phổ biến tại văn phòng công ty, trường học và các đơn vị dịch vụ in ấn photocopy. Thiết bị dùng để photocopy các tài liệu, văn bản, hồ sơ. Tuy nhiên, với một số người thiết bị này còn khá xa lạ với họ nên họ chưa biết cách sử dụng máy photocopy này.

Do đó, nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng thì hãy tham khảo những bước hướng dẫn cách sử dụng dưới đây.

Để sử dụng thiết bị photocopy đúng cách thì cần chú ý điều gì?

Để sử dụng máy photocopy đúng cách cần chú ý điều gì?

Trước khi sử dụng máy photocopy, người mới bắt đầu dùng cần phải lưu ý đến một số vấn đề sau:

Cấu tạo máy photocopy

Đầu tiên, bạn cần phải biết đó là cấu tạo của máy photocopy bao gồm những thiết bị nào, bộ điều khiển trên máy bao gồm những nút lệnh có chức năng gì? Hiểu được cấu tạo của máy, bạn sẽ dễ dàng thực hiện các bước hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy.

Các phím chức năng

Các phím chức năng trên mỗi loại máy đều được thiết kế khác nhau. Mỗi phím đều có chức năng riêng, đi từ cơ bản đến nâng cao. Trong thời gian đầu sử dụng, bạn nên ghi nhớ các phím đơn giản, về sau ghi nhớ thêm các phím phức tạp. Lúc này bạn sẽ thuần thục các phím chức năng trên máy. Từ đó, sử dụng thiết bị này không còn là khó khăn đối với bạn.

Bảng điều khiển trên thiết bị photocopy

Nhận biết các chỉ số trên bảng điều khiển

Hiểu rõ các chỉ số trên bảng điều khiển, giúp bạn sử dụng máy một cách an toàn và hiệu quả. Tránh xảy ra lỗi khi vận hành máy.

Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới

Để sử dụng máy photocopy dễ dàng hơn, bạn có thể thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Khởi động máy photocopy

Đâu tiên, bạn cắm máy vào nguồn điện, sau đó bấm nút nguồn của máy để khởi động máy.

Lưu ý: trước khi nhấn nút này, bạn kiểm tra khay giấy đã được đặt giấy ngay ngắn hay chưa? Chất lượng giấy in phù hợp không?

Bước 2: Đặt tài liệu cần photo vào máy

Nếu khay giấy đã đặt ngay ngắn thì bạn mở nắp máy à đặt tài liệu ngay ngắn trên mặt kính theo hướng úp mặt à đóng nắp lại và tiến hành in.

Bước 3: Chọn số lượng cần photo

Lúc này, bạn để ý trên bảng điều khiển có các nút chức năng báo về số lượng và màu sắc. Và thực hiện theo hướng dẫn trên bảng điều khiển là được.

Bước 4: Chọn khổ giấy

Ở bước này, bạn chọn kích thước chuẩn cho giấy trước khi in. Bạn có thể chọn kích thước giấy theo tiêu chuẩn là 8.5 x 11 inch. Ngoài ra, bạn có thể chọn kích thước khác.

Bước 5: Nhấn nút

Bước cuối cùng là nhấn nút lệnh “ COPY” hoặc “ STAR” để thực hiện photocopy. Sau khi bản tài liệu xuất ra trước máy in, bạn tiến hành kiểm tra bản in có bị lỗi hay không để khắc phục kịp thời.

Các bước hướng dẫn cách sử dụng máy

Một vài lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Với các cách sử dụng máy photocopy trên bạn có thể thấy nó vô cùng đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên, để máy hoạt động hiệu quả và đảm bảo tuổi thọ lâu dài thì bạn phải sử dụng đúng cách.

Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng máy mà không thể bỏ qua:

• Chú ý đến hệ thống nguồn điện cung cấp cho máy trong luôn ở trong tình trạng ổn định, không nên thay đổi nguồn điện quá đột ngột.
• Thường xuyên vệ sinh máy bằng cách lau bụi, vết bẩn trên các bề mặt kính, vỏ ngoài thân máy.
• Khi mới mua máy về, bạn không nên sử dụng ngay mà hãy để máy trong khoảng thời gian 2 tiếng trước khi dùng.
• Không nên bật tắt máy liên tục.
• Nên đặt máy ở vị trí thích hợp, tránh nhiệt độ cao, tránh ánh nắng mặt trời.
• Không nên để máy hoạt động trong thời gian dài, vượt quá công suất.
• Nếu không dùng thường xuyên, bạn có thể tắt máy để vừa bảo vệ máy vừa tiết kiệm điện.

Trên đây là cách hướng dẫn sử dụng máy photocopy và một số lưu dành cho người lần đầu tiên sử dụng máy photocopy. Hy vọng sẽ giúp các bạn vận hành máy ổn định và hiệu quả cao.